17 de novembro de 2020
Por: Kelly Drumond
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A inadimplência tem impactos intensos nas instituições privadas de ensino. Sem recursos, o planejamento e o fluxo de caixa das escolas são prejudicados, comprometendo a oferta de um ensino de qualidade e até a continuidade das atividades.
Por isso, fazer uma boa gestão da inadimplência é fundamental. Mas o que isso quer dizer na prática? Uma série de ações que envolvem estratégia, organização e criatividade podem permitir que a escola alcance melhores resultados financeiros. É sobre isso que falaremos neste artigo. Confira a seguir dicas e estratégias para lidar com a inadimplência escolar.
Tida como uma das maiores preocupações por parte dos gestores escolares, a falta de recursos faz com que as escolas acabem não cumprindo os objetivos traçados e a qualidade dos serviços prestados. Com sua receita centrada, em geral, nas mensalidades dos alunos, a inadimplência repercute diretamente no planejamento estratégico e financeiro escolar.
Fazer a gestão da inadimplência deve ser uma prática administrativa constante. Os possíveis atrasos e não pagamentos precisam estar no radar das instituições de ensino. A prevenção é sempre uma boa aliada para que a escola não fique refém das circunstâncias externas. Dessa maneira, planejar, dialogar e negociar são condutas que, feitas de maneira constante e consistente, asseguram a boa saúde financeira da instituição.
A seguir, relacionamos algumas ações que podem ajudar a prevenir ou diminuir a taxa de inadimplência na sua escola. São sugestões de antecipação e atuação para que os débitos não se acumulem. Mas, além disso, você conhecerá a possibilidade de ampliar a fonte de receita da escola, considerando como estratégia a oferta de materiais didáticos, por exemplo.
O contrato de matrícula é o documento que alinha os direitos e os deveres da escola, dos pais e responsáveis e servirá de embasamento legal para efetuar cobranças e tomar medidas diante dos casos de não pagamento. Dessa maneira, a elaboração de um bom contrato deve fazer parte das estratégias relacionadas à inadimplência.
Para isso, é preciso conhecer a legislação vigente e entender o que a lei prevê para os casos de inadimplência. Com cláusulas claras e que respeitem os dispositivos legais, todos ficam alinhados sobre as condições estipuladas para cada uma das partes. Por exemplo, o vínculo estabelecido entre a escola e os responsáveis pelos alunos se enquadra em uma relação de consumo. Dessa maneira, a escola pode recorrer ao Código de Defesa do Consumidor (CDC) para cobrar judicialmente uma dívida. Entretanto, vale reforçar que, de acordo com a Lei n° 9.870/99, a instituição de ensino não pode suspender o estudante de provas escolares, ou reter documentos, ou aplicar quaisquer penalidades pedagógicas em função da inadimplência.
Para ter um modelo ideal do contrato, especifique os valores atualizados da mensalidade e a forma de pagamento acordada (em quantas parcelas e como se dará esse pagamento). Além disso, indique o valor da multa em caso de atrasos, para que os responsáveis tenham pleno conhecimento das condições da impontualidade.
Comumente, a inadimplência está vinculada a falta de controle das famílias, tanto financeiro quanto relativo às tarefas de rotina. Por isso, enviar lembretes às famílias pode evitar que os boletos sejam esquecidos. A sugestão é que esses lembretes sejam automatizados, e aconteçam pelo sistema da escola, mensagens de aplicativo ou até mesmo e-mails.
Essas notificações para lembrar os pais e responsáveis sobre as datas de pagamento podem ajudar a manter a programação prevista. Contudo, é essencial que esses canais estejam abertos para o retorno das famílias, para que elas possam também sinalizar algum impedimento prévio sobre o cumprimento do acordado.
Uma política de cobrança eficiente é capaz de minimizar as perdas. Porém, é importante ressaltar que manter uma boa relação com a família é premissa essencial das instituições de ensino. Por isso, é preciso ter muita cautela nas abordagens relativas à inadimplência, de forma a evitar desconfortos.
Uma hipótese para definir estratégias bem direcionadas é categorizar os tipos de inadimplentes: os recorrentes, os sem históricos e os que passam por dificuldades, por exemplo. Com essa categorização, é possível criar negociações personalizadas para cada um desses diferentes grupos.
Às vezes as coisas nem sempre saem como o planejado, sobretudo em período de crises e instabilidades, como a pandemia, por exemplo. Se o débito de uma determinada família não for contumaz, articule em conjunto com ela estratégias equilibradas de pagamento.
Estar disposto a negociar, oferecendo condições que não prejudiquem a escola, mas que se adequem à realidade dos pais e responsáveis, pode aumentar a probabilidade de receber o valor devido.
Honrar os compromissos com pontualidade pode ser uma ação reconhecida e valorizada pelas escolas. Oferecer descontos ou benefícios para os pagadores adimplentes pode ser uma estratégia para estimular o pagamento das mensalidades em dia. O reconhecimento dos bons pagadores pode acontecer através de desconto na matrícula do ano seguinte ou até mesmo possíveis reduções nas mensalidades, por exemplo.
As escolas podem ampliar suas fontes de receita, ajudando a manter o planejamento e a saúde financeira da instituição. A aquisição do material didático pode integrar esse processo. Além de se transformar em um diferencial de comodidade para as famílias, pais e responsáveis (que conseguem comprar todo o material da lista escolar sem sair de casa e com descontos especiais), as escolas contam com benefícios financeiros imediatos. É que com a Livro Fácil as instituições recebem um repasse por cada livro vendido.
Além disso, a Livro Fácil isenta as escolas de toda parte relacionada à logística e distribuição do material, poupando-as da preocupação com estoques e perdas. Mas, principalmente, eliminando os problemas com inadimplência, já que pagamentos e emissão de notas fiscais ficam sob a responsabilidade da Livro Fácil. Lembrando que a adesão é totalmente gratuita. Ou seja, os benefícios citados acima não geram custos para a instituição.
O contexto de pandemia fez com que o modelo de oferta dos serviços educacionais precisasse ser reconfigurado. Isso gerou questionamentos quanto a valores de mensalidades, descontos e negociações, impondo grandes desafios para a gestão escolar.
Para esclarecer questões relacionadas ao assunto, o English Stars, o Líder em Mim e a Mind Makers, marcas que integram o portfólio de Soluções Complementares da SOMOS Educação, promoveram um webinário para refletir sobre práticas e caminhos a serem seguidos. O convidado para o bate-papo foi Roberto Prado, diretor executivo da Associação Brasileira de Escolas Particulares de São Paulo – ABEPAR. Na conversa, ele esclarece de forma sólida e prática as melhores estratégias para dar o suporte necessário às escolas e suas famílias, assim como à comunidade escolar num todo. Assista na íntegra o webinário “Gestão escolar e pais em tempos de crise”:
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